Pourquoi posséder une boîte postale ? Tout ce que vous devez savoir

À l'origine, la boîte postale était un dispositif utilisé par les habitants d'une même ville pour correspondre. Aujourd'hui, elle est utilisée comme un outil de gestion de courriers par les entreprises. Les avantages de ce dispositif sont multiples et se distinguent de l'adresse de domiciliation commerciale. SeDomicilier.be, société de domiciliation d'entreprises, vous présente les avantages, les inconvénients et le processus de création d'une boîte postale.
Gestion du courrier et services annexes
Temps de lecture: 7min
Mis à jour le 7/09/2023
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Boîte postale : de quoi s'agit-il ?

La boîte postale est une sorte de casier qui permet aux particuliers et aux entreprises de recevoir du courrier. À la différence d'une boîte aux lettres personnelle, elle est placée dans un bureau de poste. Il vous suffit de passer aux horaires d'ouverture de ce dernier pour récupérer vos documents.

En réalité, chaque casier est attribué à un numéro qui commence par les initiales BP. Vous devez l'inscrire sur les documents officiels de votre entreprise, à la place de l'adresse, afin de faciliter la bonne réception de vos correspondances. Chaque boîte postale est protégée avec un système de verrouillage efficace. En contrepartie du dispositif mis à votre disposition, vous devez souscrire à un abonnement périodique.

Quels sont les avantages d'une boîte postale ?

Pour une entreprise ou un travailleur indépendant, avoir une boîte postale peut s'avérer très utile. Que ce soit pour protéger votre vie privée, mieux gérer l'arrivée de votre courrier ou sécuriser les livraisons, une boîte postale propose de nombreux avantages.

La protection de la vie privée

La boîte postale sert à externaliser le courrier que reçoit votre société. Il s'agit d'une excellente alternative pour les petites entreprises dont le siège social est la résidence du gérant.

En clair, elle vous aide à établir une frontière entre vos correspondances personnelles et votre courrier professionnel. Elle vous permet également d'éviter la divulgation de votre adresse personnelle. Votre vie privée reste donc protégée.

Une gestion plus efficace du courrier

La boîte postale vous offre la possibilité de vous passer d'un service de gestion du courrier. Grâce à ce dispositif, vous gérez plus efficacement les correspondances destinées à votre entreprise. Vous n'avez pas besoin d'attendre le passage du facteur avant d'accéder à vos correspondances. À votre convenance, vous pouvez aller récupérer vos colis au bureau de poste. Ce dernier est d'ailleurs le seul service qui propose la location de boîte postale.

Cela peut notamment être très intéressant lorsque vous êtes en vacances et que vous n'avez pas le temps de récupérer votre courrier. La boîte postale vous offre ainsi la possibilité de centraliser tout votre courrier que vous pourrez récupérer au moment voulu.

Si vous n'êtes pas immédiatement disponible, vous avez au moins la certitude que vos affaires sont conservées dans de bonnes conditions. Vous pouvez les retrouver même après plusieurs semaines d'absence, dans un état irréprochable. Si vous le souhaitez, vous pouvez mandater un particulier qui se chargera de récupérer vos différents colis, et de les acheminer à votre domicile ou au siège social de votre entreprise.

Une solution plus sécurisée pour votre courrier

En recevant vos correspondances professionnelles à votre adresse personnelle, vous prenez de grands risques. Accessibles à tout le monde et sans protection particulière, les boîtes aux lettres classiques font souvent l'objet d'actes de vandalisme. Les données sensibles et confidentielles de votre entreprise risquent fortement d'être exposées. Cela peut malheureusement être préjudiciable à vos activités, et même vous valoir des poursuites judiciaires de la part de vos partenaires.

Pour éviter ce genre de situation, procédez simplement à la création d'une boîte postale. Les casiers proposés par les bureaux de poste sont beaucoup plus sécurisés. Personne ne peut accéder à votre boîte sans y être autorisé. Les documents de votre société sont donc à l'abri de tout danger.

La boîte postale est aussi une solution efficace contre les erreurs d'envoi de correspondances importantes. Par exemple, en voulant transférer un article à l'adresse de votre entreprise, un fournisseur peut malencontreusement intervertir des données. Or, le numéro d'une boîte postale est plus court et facile à garder. Les risques d'erreur sont par conséquent limités.

L'absence de formalités en cas de déménagement

Il peut arriver qu'une société déplace son siège social vers un autre emplacement. Dans ce cas, elle devra communiquer sa nouvelle adresse à chacun de ses clients, fournisseurs et partenaires, pour pouvoir continuer à recevoir ses correspondances.

Cette formalité vous fait perdre beaucoup de temps, et peut susciter de la méfiance chez certains partenaires. Or, avec une boîte postale, le changement de siège social de votre entreprise n'entraîne pas de démarches particulières. Vous pouvez continuer à récupérer vos lettres au sein du même bureau de poste.

Une image de marque professionnelle

Une boîte postale peut être un excellent moyen d'améliorer l'image de marque de votre entreprise. En effet, l'adresse d'une boîte postale est plus formelle et professionnelle qu'une adresse personnelle. Elle peut donc donner une meilleure impression à vos clients et partenaires.

Par exemple, une entreprise qui vend des produits de luxe peut préférer utiliser une boîte postale dans un quartier d'affaires chic. Cela peut contribuer à lui donner une image plus prestigieuse.

Différence entre boîte postale et domiciliation commerciale

Souvent confondue avec la boîte postale, la domiciliation à une adresse commerciale est un concept pourtant beaucoup plus vaste. En réalité, domicilier une entreprise est une obligation juridique. Cette opération vous aide à attribuer un siège social à votre société, et ainsi d'être autorisé à commencer l'exercice de vos activités.

La domiciliation inclut plusieurs services, dont la gestion du courrier par une entreprise spécialisée. Plus concrètement, une « boîte de domiciliation » est mise à la disposition de votre entreprise. Vos correspondances sont alors récupérées par un particulier qui les achemine à votre véritable adresse.

La domiciliation de votre entreprise vous offre la possibilité de mettre en valeur l'image de votre société à travers une adresse prestigieuse. Vous pouvez même y recevoir du courrier administratif ou juridique, un avantage que n'offre pas la boîte postale. Les entreprises de domiciliation comme SeDomicilier.be proposent même des prestations supplémentaires dans leurs offres. Par exemple, nous prenons en charge, si vous le souhaitez :

  • la gestion de votre courrier
  • le standard téléphonique,
  • la location de bureaux, etc.

N'hésitez pas à nous contacter pour bénéficier de nos multiples prestations. Nous vous fournissons une adresse de prestige en Belgique adaptée à vos besoins. Nous vous garantissons également la bonne livraison de vos diverses correspondances.

Rédigé par notre expert La rédaction
le 23 juin 2023

Comment ouvrir une boîte postale ?

Pour ouvrir une boîte postale, il vous suffit de suivre différentes étapes.

  • Rendez-vous dans une agence postale

    1. Rendez-vous dans une agence postale

    Rapprochez-vous d'un bureau spécialisé. Demandez ensuite à un agent de vous aider à remplir les formalités nécessaires.

  • Fournissez les documents essentiels

    2. Fournissez les documents essentiels

    Pour ouvrir une boîte postale, vous devez fournir un numéro SIRET. C'est la preuve que votre siège social est situé dans la zone géographique appropriée.

  • Souscrivez un abonnement

    3. Souscrivez un abonnement

    Après la soumission des pièces justificatives, vous devez choisir une formule d'abonnement. En fonction des modalités de paiement acceptées, vous pouvez opter pour la carte bancaire, le chèque ou le numéraire.

  • Signez un contrat

    4. Signez un contrat

    Pour entrer en possession de la clé de votre boîte postale, vous devez signer un contrat. Si vous envisagez de confier la récupération de votre courrier à un tiers, vous devrez aussi signer des mandats.

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Questions fréquentes

Qui peut disposer d'une boîte postale ?
Picto croix
La boîte postale est accessible aussi bien aux particuliers qu'aux professionnels. Vous pouvez vous rapprocher d'un bureau de poste afin d'effectuer la location de votre boîte postale.
Quelle est la meilleure option entre boîte postale et domiciliation ?
Picto croix
La boîte postale est une excellente solution pour les entreprises qui veulent simplement récupérer leurs correspondances. La domiciliation est cependant une alternative plus complète et plus professionnelle.