Recevoir son courrier ailleurs qu'à son domicile, sans dévoiler son adresse : c'est la promesse de la boîte postale. En Belgique, la location d'une boîte postale passe par bpost, avec des tarifs publiés chaque année et des règles précises sur son usage.
Pour un particulier, elle rend de vrais services. Pour une entreprise, elle a une limite majeure : elle ne peut pas servir de siège social. Voici les prix actuels de bpost, le fonctionnement de la boîte postale, les démarches pour l'ouvrir et les alternatives pour une adresse professionnelle.
Qu'est-ce qu'une boîte postale ?
Une boîte postale est une boîte aux lettres louée dans un bureau de poste, identifiée par un numéro, dans laquelle bpost dépose le courrier de son locataire. Celui-ci vient le relever lui-même, au lieu de le recevoir à son domicile ou à ses bureaux.
En néerlandais, on parle de « postbus », abrégé « PB » ; en français, de « boîte postale », abrégé « BP ». Le service s'adresse aussi bien aux particuliers qu'aux indépendants, entreprises et associations.
bpost propose deux formules. Avec la boîte postale « physique », vous recevez une clé et relevez vous-même le courrier. Avec la boîte postale « virtuelle », il n'y a pas de clé : le courrier est conservé derrière le guichet et vous est remis sur demande.
Quel est le prix d'une boîte postale chez bpost ?
La boîte postale se loue par périodes de trois mois, renouvelables jusqu'à 24 mois d'avance. Voici les tarifs en vigueur depuis le 1er janvier, tels que publiés dans le guide tarifaire de bpost pour les particuliers et dans sa grille pour les entreprises.
| Formule (par période de 3 mois) |
Prix |
Coût sur un an |
| Boîte physique, petit format |
61,00 € |
244 € |
| Boîte physique, moyen format |
65,00 € |
260 € |
| Boîte physique, grand format |
68,00 € |
272 € |
| Boîte virtuelle (sans clé) |
101,00 € TVAC, soit 83,47 € HTVA |
404 € TVAC |
Pour la boîte physique, bpost demande en plus une garantie de 50 € pour la clé, qui couvre sa restitution en fin de contrat. La boîte virtuelle est plus chère, car le personnel du bureau conserve et remet le courrier au guichet.
Ces prix sont révisés chaque année au 1er janvier. Ils couvrent la réception du courrier, mais aucun service de numérisation ni de réexpédition : il faut se déplacer pour relever ses envois.
Le fonctionnement est fixé par les conditions générales de location de boîte postale de bpost. Le courrier ordinaire est déposé chaque jour dans la boîte, que vous videz à votre rythme, aux heures d'accès prévues par le bureau de poste.
Avec une boîte virtuelle, le courrier est remis au guichet sur présentation de votre carte d'identité et d'une copie du contrat. Les colocataires d'une boîte partagée peuvent, eux aussi, relever le courrier ordinaire.
Les recommandés et les envois enregistrés ne sont pas déposés dans la boîte : un avis y est glissé et l'envoi se retire au guichet. Les envois enregistrés y sont conservés 15 jours, les plis judiciaires 8 jours. Les colis ne sont pas non plus déposés dans la boîte : un avis vous invite à les retirer au guichet.
Une autre personne peut retirer ces envois à votre place, à condition de présenter la procuration, une copie de la pièce d'identité du destinataire, l'avis de passage, une copie du contrat et sa propre pièce d'identité. Pour une entreprise, bpost propose une procuration postale non nominative, valable trois ans et utilisable par plusieurs employés, au prix de 63,25 €.
Combien coûte une boîte postale sur un an ? Trois exemples
Marc, en plein déménagement, loue une boîte physique petit format pendant six mois, le temps de terminer ses travaux. Il paie deux périodes de 61 €, soit 122 €, plus 50 € de garantie pour la clé, qui couvre sa restitution en fin de contrat.
Une boutique en ligne gère ses retours clients via une boîte physique grand format, à 272 € par an. Pour que deux employés puissent retirer les recommandés au guichet, elle prend une procuration non nominative à 63,25 €, valable trois ans. Son siège social reste toutefois à une autre adresse, déclarée à la BCE.
Un club sportif sans locaux opte pour la boîte virtuelle afin que plusieurs membres du comité puissent retirer le courrier au guichet : 404 € TVAC par an. Constitué en ASBL, il doit malgré tout fixer son siège à une véritable adresse, comme l'explique notre guide pour créer une ASBL en Belgique.
Dans les trois cas, la boîte postale répond à un besoin de réception du courrier, pas à celui d'une adresse officielle. C'est la question à se poser avant de souscrire.
L'adresse d'une boîte postale suit un format strict. Elle mentionne « BP » ou « PB », le numéro de la boîte, le nom exact du bureau de poste, puis le code postal et la commune, sans aucune autre mention.
| Ligne |
Exemple |
| Destinataire |
Jean Exemple |
| Boîte postale |
BP 15 |
| Bureau, code postal et commune |
Nom du bureau de poste, code postal et commune exacts |
Le nom du destinataire est facultatif pour le courrier ordinaire, mais il devient obligatoire pour les envois enregistrés et recommandés. Si le bureau se trouve dans un bâtiment, le nom de ce bâtiment ne doit pas figurer dans l'adresse.
Pour les règles générales d'adressage, numéro de boîte, langue et code postal, consultez notre guide de l'adresse postale en Belgique.
La souscription se fait dans un bureau de poste qui dispose de boîtes postales. Le contrat entre en vigueur au plus tôt cinq jours après le paiement, ce qui impose d'anticiper si vous avez une date de démarrage précise.
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Choisir le bureau de poste et la formule, physique ou virtuelle.
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Présenter sa carte d'identité ou, pour une personne morale, les documents prouvant les pouvoirs du signataire.
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Payer la première période de trois mois, ou plusieurs périodes d'avance, ainsi que la garantie de la clé pour une boîte physique.
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Communiquer la nouvelle adresse à vos correspondants, dans le format « BP » imposé.
Dans le mois qui précède l'échéance, bpost dépose un avis dans la boîte. La prolongation doit être payée au plus tard quatre jours avant la fin du contrat, faute de quoi la location prend fin.
Qui peut louer une boîte postale ?
Un particulier majeur peut louer une boîte postale sur présentation de sa carte d'identité ; un mineur non émancipé a besoin d'une autorisation écrite et légalisée d'un parent ou de son tuteur. Plusieurs personnes peuvent louer une même boîte, à condition de désigner un locataire principal, seul interlocuteur de bpost.
Une entreprise peut aussi louer une boîte postale, mais seuls ses représentants habilités peuvent signer le contrat, en produisant les documents qui prouvent leurs pouvoirs.
Une boîte postale d'entreprise peut-elle servir de siège social ?
Non, et c'est le point le plus important pour un entrepreneur. Les conditions générales de bpost précisent que la boîte postale louée ne peut en aucun cas être utilisée comme siège social, ni comme adresse du siège d'exploitation d'une personne morale.
En cas de non-respect, bpost se réserve le droit de résilier le contrat. Une boîte postale ne permet donc ni de constituer une société, ni d'inscrire son siège à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Elle peut en revanche servir d'adresse de correspondance, par exemple pour recevoir les retours de commandes d'une boutique en ligne ou le courrier d'un service client, en complément de l'adresse officielle de l'entreprise.
La règle vaut aussi pour une ASBL, qui est une personne morale : son siège doit être une véritable adresse, publiée au Moniteur belge et inscrite à la BCE. Une boîte postale peut seulement compléter le dispositif, par exemple pour recevoir les cotisations des membres.
Les avantages et les limites d'une boîte postale
La boîte postale répond bien à certains besoins, mais montre vite ses limites pour une activité professionnelle.
| Avantages |
Limites |
| Confidentialité de l'adresse personnelle |
Interdite comme siège social ou siège d'exploitation |
| Courrier à l'abri des vols et des intempéries |
Déplacement obligatoire pour relever le courrier |
| Accès libre à la boîte physique avec sa clé |
Recommandés et envois enregistrés à retirer au guichet |
| Location flexible par trimestre, dès 61 € |
Colis à retirer au guichet, aucune numérisation |
Elle convient surtout aux particuliers en transition (déménagement en plusieurs étapes, travaux), aux personnes qui veulent protéger leur adresse vis-à-vis d'inconnus et aux associations de fait dont le courrier doit rester accessible à plusieurs membres.
À l'inverse, elle convient mal à une personne qui voyage beaucoup ou vit à l'étranger : sans numérisation, le courrier n'est consultable qu'en se rendant au bureau de poste.
Côté vie privée, la protection reste partielle pour une activité professionnelle. L'adresse officielle de l'entreprise reste inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises, dont les données sont consultables publiquement : si votre entreprise est enregistrée à votre domicile, c'est lui qui apparaît, boîte postale ou non.
Boîte postale ou domiciliation : que choisir pour une entreprise ?
La domiciliation répond à la limite principale de la boîte postale. Elle fournit une adresse qui peut accueillir le siège d'une société, avec une attestation reconnue par le notaire, la banque et le guichet d'entreprises.
| |
Boîte postale bpost |
Domiciliation |
| Prix |
Dès 61 € par trimestre |
Dès 35 € HTVA par mois à Bruxelles chez SeDomicilier |
| Siège social |
Interdit |
Possible |
| Inscription à la BCE |
Non |
Oui |
| Numérisation du courrier |
Non |
Selon l'offre |
| Réception des recommandés |
Retrait au guichet |
Réceptionnés par le prestataire |
| Cadre légal |
Contrat bpost |
Prestataire enregistré au SPF Economie |
Pour comparer, raisonnez en coût par service rendu plutôt qu'en prix facial. Prenons Sarah, consultante indépendante à Bruxelles. Une boîte physique petit format lui coûte 244 € par an, plus la garantie de la clé, mais elle doit continuer à déclarer son domicile comme adresse de son entreprise et se rendre au bureau de poste pour chaque recommandé.
Une domiciliation à 35 € HTVA par mois, soit 420 € HTVA par an, lui coûte environ 176 € de plus. En échange, son adresse privée disparaît de la BCE et ses courriers sont réceptionnés et numérisés. Le choix dépend donc moins du prix que de ce que vous attendez de l'adresse. Notre guide de la domiciliation de société en Belgique détaille les règles et les prix de cette solution.
Boîte postale, réexpédition ou gestion du courrier : quelles différences ?
Trois services sont souvent confondus. La boîte postale fournit une adresse alternative pour recevoir du courrier, que vous relevez vous-même au bureau de poste.
La réexpédition, proposée par bpost lors d'un déménagement, fait suivre temporairement le courrier adressé à votre ancienne adresse vers la nouvelle. Pour une entreprise, elle coûte 180 € HTVA par trimestre vers une adresse en Belgique (259 € pour une société anonyme), selon la grille tarifaire de bpost pour les entreprises. Elle ne crée pas d'adresse : elle sert uniquement de transition.
La gestion du courrier d'une domiciliation combine adresse, réception et traitement : le prestataire réceptionne vos plis, y compris les recommandés, puis les numérise ou les réexpédie selon votre contrat. C'est la seule des trois solutions qui fournisse aussi une adresse utilisable comme siège.
Le locataire peut résilier le contrat à tout moment, sans notification préalable, en se présentant au bureau de poste avec sa carte d'identité, le contrat signé et les éventuelles clés.
Rendez les clés dans les dix jours calendrier suivant la fin du contrat : la garantie sert à couvrir leur restitution. À partir du onzième jour, le courrier restant est renvoyé à l'expéditeur avec la mention « non retiré » : prévenez vos correspondants de votre nouvelle adresse avant de résilier.
Les erreurs à éviter avec une boîte postale
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L'indiquer comme siège dans des statuts ou à la BCE : bpost peut résilier le contrat.
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Y faire envoyer des colis, qui ne sont pas déposés dans la boîte et doivent être retirés au guichet.
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Oublier le nom du destinataire pour les envois recommandés.
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Ajouter des mentions au format d'adresse imposé par bpost.
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Laisser passer l'échéance sans payer la prolongation au moins quatre jours avant la fin.
Conclusion
La boîte postale bpost est une solution simple et économique pour recevoir son courrier en toute discrétion, dès 61 € par trimestre, à condition de pouvoir se déplacer pour le relever.
Pour une entreprise, elle ne remplace pas une adresse officielle : bpost interdit de l'utiliser comme siège social. Une domiciliation auprès d'un prestataire enregistré offre alors une adresse utilisable comme siège, avec gestion et numérisation du courrier.
Besoin d'une adresse professionnelle en Belgique ? SeDomicilier vous propose une adresse de siège social à Bruxelles, avec réception et numérisation de votre courrier.
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