Vous créez une SRL à Bruxelles, vous ouvrez un compte professionnel ou vous transférez votre siège : tôt ou tard, on vous demandera une attestation de domiciliation, le document qui prouve que votre entreprise a le droit d'utiliser son adresse. En Belgique, ce document n'est pas une simple formalité commerciale.
Depuis 2018, les sociétés qui fournissent un siège ou une adresse à des entreprises doivent être enregistrées auprès du SPF Economie et respecter des règles anti-blanchiment. Voici ce que contient l'attestation, qui la réclame, comment l'obtenir et comment vérifier que votre prestataire est en règle.
Qu'est-ce qu'une attestation de domiciliation ?
L'attestation de domiciliation est un document délivré par le prestataire de domiciliation qui certifie qu'une entreprise est autorisée à établir son siège ou son adresse à ses locaux. Elle découle d'un contrat signé entre les deux parties et en résume les éléments essentiels.
Concrètement, elle sert de preuve d'adresse pour l'entreprise, au même titre qu'un bail commercial ou un titre de propriété pour une société installée dans ses propres bureaux. Sans ce justificatif, il est difficile de faire enregistrer ou modifier l'adresse du siège auprès des interlocuteurs qui la contrôlent.
Le terme n'est pas défini en tant que tel par la loi belge : chaque prestataire établit sa propre attestation. Ce qui compte, c'est qu'elle émane d'un prestataire enregistré et qu'elle repose sur un contrat valide, en cours d'exécution.
Attestation, contrat et convention de domiciliation : quelles différences ?
Les trois termes sont souvent confondus, alors qu'ils désignent des documents différents. Le contrat crée les droits et obligations, l'attestation se contente de les prouver auprès des tiers.
| Document |
Rôle |
Qui l'utilise ? |
| Contrat (ou convention) de domiciliation |
Fixe l'adresse mise à disposition, les services inclus, la durée, le prix et les conditions de résiliation |
L'entreprise et le prestataire |
| Convention-type |
Modèle de contrat que le prestataire doit présenter au SPF Economie pour être enregistré |
Le prestataire et l'administration |
| Attestation de domiciliation |
Certifie, en une page, que l'entreprise est domiciliée à l'adresse indiquée |
Notaire, guichet d'entreprises, banque, partenaires |
La convention-type est une exigence réglementaire : l'arrêté royal du 11 octobre 2018 impose au prestataire de soumettre le modèle de convention qu'il fera signer à ses clients, en précisant les locaux et l'équipement mis à leur disposition. Pour la souscription elle-même, notre guide pour obtenir un contrat de domiciliation en ligne en Belgique détaille chaque étape.
Que contient une attestation de domiciliation ?
Il n'existe pas de modèle officiel, mais une attestation sérieuse reprend toujours les mêmes informations. Une attestation incomplète risque d'être refusée par le notaire ou par la banque, d'où l'intérêt de la vérifier dès réception.
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L'identité du prestataire : dénomination, forme légale, adresse et numéro d'entreprise.
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L'identité de l'entreprise domiciliée : dénomination (ou nom du fondateur pour une société en formation), forme légale et numéro d'entreprise s'il existe déjà.
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L'adresse complète de domiciliation : rue, numéro, boîte éventuelle, code postal et commune.
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L'usage autorisé : siège, adresse administrative ou adresse de correspondance.
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La date de début du contrat et, le cas échéant, sa durée.
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La date et la signature du représentant du prestataire.
Vérifiez en particulier l'orthographe de la dénomination et le numéro de boîte : une adresse mal recopiée dans l'acte constitutif ou à la Banque-Carrefour des Entreprises se corrige ensuite au prix de nouvelles démarches.
Qui peut vous demander une attestation de domiciliation ?
Le document intervient surtout aux moments-clés de la vie de l'entreprise : sa création, l'ouverture de ses comptes et chaque changement d'adresse.
Le premier interlocuteur est souvent le notaire. Pour une SRL, une SA ou une SC, l'acte constitutif doit mentionner la Région du siège, et l'adresse complète est publiée au Moniteur belge lors de la constitution. Le notaire a donc besoin d'une adresse certaine avant de passer l'acte.
Viennent ensuite le guichet d'entreprises, qui inscrit les données de votre entreprise et de ses unités d'établissement à la Banque-Carrefour des Entreprises, et la banque. Dans le cadre de ses obligations de vigilance, une banque doit vérifier l'adresse de son client professionnel et peut demander l'attestation à l'ouverture du compte.
Enfin, certains fournisseurs, bailleurs de fonds ou clients publics demandent une preuve d'adresse lors d'un référencement ou d'un appel d'offres. L'attestation leur permet de constater, sans entrer dans le détail du contrat, que l'adresse affichée est bien réelle.
Quel cadre légal encadre la domiciliation en Belgique ?
La domiciliation d'entreprises est une activité réglementée en Belgique. La loi du 29 mars 2018 portant enregistrement des prestataires de services aux sociétés, en vigueur depuis le 1er septembre 2018, oblige ces prestataires à s'enregistrer avant de commencer leur activité.
Sont visés ceux qui fournissent, à titre professionnel, un siège statutaire ou une adresse commerciale, administrative ou de correspondance, ainsi que les services liés. L'enregistrement se fait auprès de la Direction générale de la Politique des PME du SPF Economie, après inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises.
Le prestataire doit aussi prouver qu'il occupe légitimement les locaux et qu'il met à disposition de ses clients des bureaux meublés, un archivage sécurisé sur demande, une infrastructure informatique avec accès à Internet et un accueil, selon les conditions de l'arrêté royal du 11 octobre 2018.
Les sanctions sont dissuasives : une amende de 250 à 100 000 euros est prévue pour un prestataire non enregistré, ou qui ne remplit plus les conditions. Les prestataires d'adresse sont par ailleurs tenus d'appliquer les mesures anti-blanchiment de la loi du 18 septembre 2017, ce qui explique les vérifications d'identité au moment de la souscription.
C'est la question à se poser avant de signer. Le SPF Economie publie la liste des prestataires de services aux sociétés enregistrés, téléchargeable depuis sa page officielle consacrée à l'enregistrement des prestataires.
Recherchez-y la dénomination ou le numéro d'entreprise du prestataire. S'il n'apparaît pas, demandez-lui une preuve de son enregistrement : une attestation émise par un acteur non enregistré vous expose à voir votre adresse contestée, et à devoir déménager votre siège dans l'urgence.
Profitez-en pour consulter le numéro d'entreprise du prestataire dans la BCE publique : forme légale, date de création et activités déclarées donnent une première idée de son sérieux.
Chez un prestataire en ligne, le parcours prend généralement quelques heures. L'attestation n'est délivrée qu'une fois le contrat signé et l'identification du client terminée, contrôles anti-blanchiment obligent.
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Choisir l'adresse : Bruxelles, Flandre ou Anvers, selon votre clientèle et la Région que vous souhaitez pour votre siège.
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Choisir les services : réception du courrier, numérisation, réexpédition, accès ponctuel à des bureaux.
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Signer le contrat en ligne et régler le premier paiement.
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Transmettre les justificatifs : pièce d'identité du dirigeant, statuts ou projet de statuts, identification des bénéficiaires effectifs.
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Recevoir l'attestation, généralement par voie électronique, à transmettre au notaire, à la banque ou au guichet d'entreprises.
Avec SeDomicilier, vous pouvez par exemple choisir une adresse de domiciliation à Bruxelles ou à Anvers, signer en ligne et obtenir votre contrat en quelques heures.
L'usage de l'attestation varie selon le stade et la forme de votre activité. Trois situations se présentent le plus souvent.
Pour une société en formation, l'attestation peut généralement être établie au nom du ou des fondateurs, puis mise à jour une fois le numéro d'entreprise attribué. Elle permet au notaire de compléter l'acte et d'organiser la publication de l'adresse au Moniteur belge. Notre guide pour créer son entreprise en Belgique replace cette étape dans l'ensemble du parcours.
Pour une société qui existe déjà et déménage, c'est en principe l'organe d'administration qui décide du transfert du siège. Tout transfert doit être publié au Moniteur belge, même sans changement de Région, et un notaire n'intervient que dans certains cas, par exemple lorsque l'adresse complète figure dans les statuts ou que la Région change.
Le guide du changement d'adresse d'entreprise en Belgique détaille ces formalités. Dans tous les cas, gardez l'attestation à portée de main : c'est la pièce que vos partenaires réclameront pour mettre à jour leurs fichiers.
Pour un indépendant en personne physique, la situation est différente. Le domicile reste l'adresse personnelle inscrite à la commune, tandis que l'adresse d'activité est enregistrée comme unité d'établissement auprès du guichet d'entreprises. Celui-ci vous indiquera la manière de déclarer une adresse de domiciliation selon l'usage prévu par votre contrat.
Où l'adresse de domiciliation doit-elle apparaître ensuite ?
Une fois l'adresse obtenue, elle doit être reprise de façon cohérente partout. Une facture belge doit notamment mentionner le nom et l'adresse du fournisseur ainsi que son numéro de TVA ou d'entreprise, selon le Code de la TVA.
Les documents déposés au greffe pour publication doivent aussi comporter en tête l'adresse précise du siège, avec la dénomination, la forme légale et le numéro d'entreprise. Pensez aussi à votre site internet, à vos signatures d'e-mail, à vos devis et à vos profils professionnels en ligne.
Une incohérence entre ces supports et les données de la BCE complique les contrôles. Des données BCE inexactes peuvent mener, après mise en demeure restée sans suite, à une radiation d'office par le service de gestion de la BCE.
Que vérifier dans le contrat avant de demander l'attestation ?
L'attestation ne vaut que ce que vaut le contrat qui la fonde. Relisez les clauses qui décideront de votre quotidien avec le prestataire avant de signer, plutôt qu'au premier courrier égaré.
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Les services réellement inclus : réception du courrier, numérisation, délai de mise à disposition, traitement des recommandés.
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L'accès aux locaux : la réglementation impose au prestataire de proposer bureaux, accueil et équipement ; vérifiez les conditions d'accès et leur éventuel coût.
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La durée et la reconduction : durée initiale, reconduction tacite et délai de préavis.
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Les frais annexes : réexpédition, colis, frais de dossier ou de résiliation.
Un contrat clair sur ces points vous permet de présenter sans hésiter l'attestation à vos interlocuteurs, en sachant exactement ce que recouvre l'adresse que vous leur communiquez.
Durée de validité et fin du contrat : ce qu'il faut savoir
L'attestation n'a pas de date d'expiration propre : elle reste valable tant que le contrat de domiciliation est en cours. Certains interlocuteurs, notamment les banques, préfèrent toutefois une attestation récente et peuvent en redemander une copie à jour.
À l'inverse, la fin du contrat fait tomber l'attestation. Une entreprise dont le contrat a pris fin doit transférer son siège sans attendre, faute de quoi elle conserve officiellement une adresse où elle ne reçoit plus son courrier, avec le risque de manquer un recommandé, une convocation ou une mise en demeure.
Avant de résilier, anticipez donc le transfert : nouvelle adresse, décision de l'organe d'administration, publication au Moniteur belge, mise à jour de la BCE, puis information de vos clients, de votre banque et de votre caisse d'assurances sociales. Le guichet d'entreprises UCM résume les démarches à accomplir lors d'un changement d'adresse, en société comme en personne physique.
Quelles erreurs éviter avec votre attestation de domiciliation ?
La plupart des difficultés viennent de détails négligés au moment de la souscription. Quelques vérifications simples évitent des allers-retours avec le notaire, la banque ou le guichet d'entreprises.
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Signer avec un prestataire non enregistré : consultez toujours la liste publiée par le SPF Economie.
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Utiliser une simple boîte postale comme siège : une adresse de correspondance ne remplit pas les conditions d'une domiciliation encadrée.
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Laisser une erreur dans la dénomination ou l'adresse : faites corriger l'attestation avant de la transmettre.
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Oublier la Région : choisir une adresse à Anvers plutôt qu'à Bruxelles change la Région du siège, donc la langue des statuts et certaines formalités.
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Résilier avant d'avoir transféré le siège : organisez le transfert d'abord, la résiliation ensuite.
Si vous hésitez encore entre une adresse de prestataire et votre logement, notre article sur la domiciliation de l'entreprise au domicile personnel compare les deux options.
Conclusion
L'attestation de domiciliation est la preuve d'adresse de votre entreprise en Belgique : le notaire, le guichet d'entreprises et la banque s'appuient sur elle. Sa valeur dépend entièrement du prestataire qui la délivre.
Avant de signer, vérifiez que celui-ci figure sur la liste du SPF Economie, relisez l'attestation dès réception et anticipez tout transfert avant de résilier. Une adresse bien choisie et bien documentée vous évite les blocages administratifs au moment où vous en avez le moins besoin.
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