Création d'une SRL, transfert du siège, nomination d'un administrateur, dissolution : en Belgique, la plupart des décisions importantes d'une société ou d'une ASBL doivent être publiées aux annexes du Moniteur belge. Tant que la publication n'a pas eu lieu, la décision n'est en principe pas opposable aux tiers, même si elle a été valablement prise.
Encore faut-il savoir quels actes publier, par quel canal, dans quel délai et à quel prix. Ce guide fait le point sur la procédure, les tarifs officiels actuellement en vigueur, les erreurs qui font rejeter un dépôt et la manière de retrouver une publication.
Qu'est-ce que le Moniteur belge ?
Le Moniteur belge est le journal officiel de l'État belge, édité par le SPF Justice. Il publie les lois, décrets, ordonnances et arrêtés, mais aussi les avis officiels et une série de publications légales. Sa diffusion est aujourd'hui électronique, sur le site eJustice.
Ses publications sont réparties en quatre rubriques : les lois, décrets, ordonnances et règlements ; les autres arrêtés ; les avis officiels ; les publications légales et avis divers. Les entreprises sont surtout concernées par une base de données distincte : les annexes « Personnes morales », où paraissent les actes des sociétés, des ASBL et des fondations.
Ces annexes complètent le dossier tenu au greffe du tribunal de l'entreprise pour chaque personne morale. Selon l'article 2:7 du Code des sociétés et des associations (CSA), ce dossier doit permettre aux tiers de vérifier qu'une personne morale est légalement constituée et que ses représentants ont le pouvoir de l'engager.
Pourquoi la publication est-elle obligatoire ?
La publication rend les décisions de la personne morale visibles et opposables. L'article 2:18 du CSA prévoit que les documents soumis à publicité ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour de leur publication aux annexes du Moniteur belge, sauf si la société prouve que ces tiers en avaient connaissance auparavant.
Le même article ajoute une protection pour les tiers : pour les opérations intervenues avant le seizième jour qui suit la publication, les documents ne leur sont pas opposables s'ils prouvent qu'ils ont été dans l'impossibilité d'en avoir connaissance. En cas de différence entre le texte déposé et le texte publié, c'est en principe le texte publié qui compte vis-à-vis des tiers.
Concrètement, un administrateur dont la nomination n'est pas publiée peut voir ses actes contestés. À l'inverse, la publication régulière d'une nomination rend une éventuelle irrégularité de celle-ci inopposable aux tiers (article 2:19 du CSA). Et tant qu'un transfert de siège n'est pas publié, les tiers peuvent continuer à se fier à l'ancienne adresse.
Quels actes faut-il publier ?
Les articles 2:8 et 2:14 du CSA dressent la liste pour les sociétés, l'article 2:15 pour les ASBL. En pratique, les publications les plus courantes sont les suivantes :
| Événement |
Ce qui est publié |
Qui intervient |
| Constitution d'une SRL, SA ou SC |
Extrait de l'acte constitutif |
Notaire (acte authentique obligatoire) |
| Constitution d'une ASBL, SNC ou SComm |
Statuts ou extrait de l'acte |
Les fondateurs, un guichet d'entreprises ou un notaire |
| Modification des statuts (objet, dénomination, capital…) |
Extrait ou mention de l'acte modificatif |
Notaire pour les sociétés à acte authentique |
| Transfert du siège |
Décision de l'organe d'administration ou de l'assemblée |
La société, un mandataire ou un guichet d'entreprises |
| Nomination, démission ou révocation d'un administrateur ou gérant |
Extrait de la décision |
La société ou son mandataire |
| Dissolution, liquidation, clôture |
Extrait de la décision ou du jugement |
Notaire, liquidateur ou greffe selon le cas |
Pour les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés coopératives et les sociétés anonymes, la constitution passe obligatoirement par un acte authentique (article 2:5 du CSA), et donc par un notaire, qui se charge aussi du dépôt et de la publication. Les comptes annuels, eux, ne sont pas publiés au Moniteur : ils sont déposés à la Banque nationale de Belgique.
Et pour un indépendant en personne physique ?
Un indépendant qui exerce en son nom propre n'est pas une personne morale : il n'a rien à publier au Moniteur belge. Son inscription et ses changements (adresse, activités, unités d'établissement) passent uniquement par un guichet d'entreprises, qui met à jour la Banque-Carrefour des Entreprises. La publication ne devient nécessaire que s'il crée une société.
Combien coûte une publication au Moniteur belge ?
Les frais de publication sont fixés officiellement et indexés. Ils dépendent de trois critères : la forme juridique (entreprise ou association), la nature de l'acte (constitution ou modification) et le mode de dépôt (électronique ou papier). Voici les tarifs applicables aux dépôts effectués à partir du 1er mars 2026, tels que publiés par le Moniteur belge :
| Entreprises (SRL, SA, SC, SNC…) |
Hors TVA |
TVA 21 % |
TVA comprise |
| Constitution, dépôt électronique |
236,50 € |
49,67 € |
286,17 € |
| Constitution, dépôt papier |
292,90 € |
61,51 € |
354,41 € |
| Modification (électronique ou papier) |
171,70 € |
36,06 € |
207,76 € |
| Associations (ASBL, AISBL, fondations) |
Hors TVA |
TVA 21 % |
TVA comprise |
| Constitution, dépôt électronique |
146,50 € |
30,77 € |
177,27 € |
| Constitution, dépôt papier |
202,80 € |
42,59 € |
245,39 € |
| Modification (électronique ou papier) |
137,40 € |
28,85 € |
166,25 € |
Au sens du Moniteur, toute publication d'une personne morale qui dispose déjà d'un numéro d'entreprise est un acte modificatif, y compris une simple nomination ou démission. Une décision contenant plusieurs points peut faire l'objet d'une seule publication.
Une exception mérite d'être connue : lorsque l'adresse de votre siège change à la suite d'une décision communale (nouveau nom de rue, nouvelle numérotation), la publication est gratuite. Il faut alors joindre l'attestation de la commune, et le dépôt se fait sur papier.
Trois cas chiffrés
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Une SRL qui transfère son siège à une autre adresse de la même Région : l'organe d'administration décide seul, sans notaire, et la publication coûte 207,76 € TVA comprise. Si vous passez par un guichet d'entreprises, ses frais de dossier s'ajoutent.
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Une ASBL créée en ligne via e-Greffe : 177,27 € de publication, contre 245,39 € pour un dépôt papier, soit 68,12 € d'économie.
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Une SRL qui change de gérant : la démission de l'ancien et la nomination du nouveau peuvent figurer dans une seule publication à 207,76 €.
Pour une constitution, ces frais s'ajoutent aux honoraires du notaire, aux droits d'enregistrement et à l'inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises. Notre guide du coût de création d'une entreprise en Belgique reprend l'ensemble du budget.
On ne s'adresse pas directement au Moniteur belge : on dépose l'acte au greffe du tribunal de l'entreprise du siège, qui le transmet pour publication. Selon l'article 2:12 du CSA, le dépôt est effectué par le notaire pour les actes authentiques, et pour les actes sous seing privé par un notaire, un guichet d'entreprises, l'organe de représentation ou un mandataire.
Les trois canaux de dépôt
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e-Dépôt : réservé aux notaires, pour les constitutions comme pour les modifications.
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e-Greffe : ouvert à tout citoyen disposant d'une carte d'identité électronique, mais à ce jour limité aux constitutions de personnes morales qui peuvent être créées par acte sous seing privé, comme l'ASBL.
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Dépôt papier au greffe du tribunal de l'entreprise : c'est actuellement la voie à suivre pour les actes modificatifs déposés sans notaire, comme un transfert de siège ou un changement d'administrateur.
Les étapes d'un dépôt papier
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Rédigez la décision (procès-verbal de l'organe d'administration ou de l'assemblée générale) et faites-la signer.
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Complétez le formulaire I : le volet A reprend l'identification de la personne morale, le volet B le texte à publier. Le volet B doit être signé au verso uniquement, sinon le greffe refuse le dépôt.
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Complétez le formulaire II si la décision modifie des données de la Banque-Carrefour des Entreprises, comme l'adresse du siège ou les administrateurs. Le greffe le transmet à la BCE.
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Payez à l'avance par virement sur le compte du Moniteur belge BE48 6792 0055 0227, en indiquant en communication le numéro d'entreprise, ou le nom et l'adresse du siège pour une constitution.
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Déposez le dossier au greffe compétent, avec la preuve de paiement, en personne ou par courrier.
Pour une ASBL, ces étapes sont détaillées dans notre guide pour créer une ASBL en Belgique.
Qui peut s'en charger pour vous ?
Vous n'êtes pas obligé de déposer vous-même. Pour un acte notarié, le notaire s'occupe du dépôt et de la publication, et les frais figurent sur son décompte.
Pour un acte sous seing privé, un guichet d'entreprises peut effectuer le dépôt contre des frais de dossier, en plus de la redevance du Moniteur. Votre comptable ou toute personne mandatée par l'organe d'administration peut aussi s'en charger.
Déléguer a surtout un intérêt pour les dépôts papier, où une erreur de formulaire ou de paiement suffit à faire perdre plusieurs jours.
Dans quels délais ?
Deux délais légaux se succèdent. D'abord, les documents doivent être déposés au greffe dans les trente jours de l'acte définitif (article 2:8 du CSA). Ensuite, la publication a lieu dans les dix jours du dépôt (article 2:13 du CSA).
Le non-respect du délai de dépôt n'entraîne pas d'amende directe, mais il retarde l'opposabilité de la décision, avec les risques décrits plus haut. Et la redevance payée reste due même si aucune publication n'a finalement lieu, par exemple parce que le dossier est incomplet.
Gardez aussi en tête que le transfert de siège ou le changement d'administrateur entraîne d'autres formalités : mise à jour du registre UBO si les bénéficiaires effectifs changent, adaptation des mentions sur vos factures et votre site internet, information des banques et des clients.
Les erreurs qui font rejeter ou retarder un dépôt
Le contrôle du greffe est formel, mais il est strict. Les causes de refus ou de retard les plus fréquentes sont connues :
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Une signature au recto du volet B au lieu du verso.
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Un paiement incomplet ou sans communication permettant d'identifier la société.
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Un dépôt au mauvais greffe : c'est le tribunal de l'entreprise du siège qui est compétent.
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Une signature électronique imprimée : pour un dépôt papier, seule une signature manuscrite originale est acceptée.
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Un formulaire II oublié, alors que la BCE doit être mise à jour.
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Une adresse de siège non reconnue : le greffe vérifie l'adresse dans la base officielle des adresses.
Depuis le 1er août 2023, le greffe vérifie aussi que les administrateurs nommés ne font pas l'objet d'une interdiction de gérer inscrite au registre central.
Les annexes « Personnes morales » sont consultables gratuitement en ligne, sur le site eJustice. Le formulaire de recherche permet de filtrer par numéro d'entreprise, nom, code postal, date ou numéro de publication, forme légale et objet de l'acte (constitution, siège social, démissions et nominations, statuts, fin…). Chaque publication est disponible en PDF, avec sa date et sa référence.
La fiche d'une entreprise sur la Banque-Carrefour des Entreprises renvoie aussi directement vers ses publications. Notre guide de la Banque-Carrefour des Entreprises explique comment consulter cette fiche avec Public Search.
Par ailleurs, toute personne peut prendre connaissance gratuitement des documents déposés au greffe pour une personne morale et en obtenir une copie, selon l'article 2:12 du CSA. Les textes de loi, eux, se consultent dans leur version consolidée sur la base de données Justel.
Publication au Moniteur belge et transfert de siège
Le transfert de siège est l'une des publications les plus fréquentes, et c'est souvent l'occasion de choisir une adresse de domiciliation. Depuis le CSA, les statuts doivent seulement indiquer la Région du siège (article 2:4). Si l'adresse exacte n'y figure pas, l'organe d'administration peut déplacer le siège dans la même Région sans modifier les statuts ni passer chez le notaire.
Il suffit alors d'une décision écrite et d'une publication à 207,76 €, suivie de la mise à jour de la BCE via le formulaire II.
Le siège peut tout à fait être établi à une adresse de domiciliation, à condition qu'une convention de domiciliation en règle le permette. Un changement de Région, ou un transfert qui impose de changer la langue des statuts, demande en revanche une procédure plus lourde. Notre guide du changement d'adresse d'une entreprise en Belgique détaille chaque cas.
Conclusion
La publication aux annexes du Moniteur belge est la formalité qui rend les décisions d'une société ou d'une ASBL opposables aux tiers. Dépôt dans les trente jours, publication dans les dix jours suivants, et des frais officiels de 166,25 € à 354,41 € selon le cas.
Avant de déposer, vérifiez le canal, les formulaires, la signature et le paiement : une erreur suffit à retarder une décision importante, comme une nomination ou un transfert de siège.
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