Contrat de bail : guide complet pour éviter ses pièges !

Faites preuve de vigilance lors de la rédaction du contrat de bail

Contrairement au bail commercial, le bail professionnel est moins encadré. En dehors de la durée, du préavis et du renouvellement du bail, les autres modalités ne sont soumises à aucune loi. Par conséquent, le propriétaire bailleur et son locataire sont libres de les fixer. Nous vous conseillons donc d'être particulièrement attentif lors de la rédaction. Le contrat de bail est un document écrit qui doit contenir des informations comme la description du bien, la durée du contrat de bail, le montant du loyer, la clause de destination et les conditions de résiliation.

Il est possible de trouver des modèles de contrats de bail en version Word à télécharger gratuitement en ligne. Toutefois, le mieux est de contacter un notaire ou un avocat pour la rédaction de ce type de formulaire, notamment lorsque les parties souhaitent faire apparaître des informations bien précises dans le document ou dans l'annexe. Avant de signer un contrat en version électronique, assurez-vous que le formulaire est converti en PDF.

Définissez le montant du loyer

Qu'il s'agisse d'une résidence principale, d'un commerce ou de locaux professionnels, veillez à ce que le montant de votre loyer soit conforme aux réalités du marché. En général, le propriétaire-bailleur ou la société de gestion locative est libre de fixer le prix du loyer, les modalités de paiement ainsi que le montant du dépôt de garantie (caution). Si vous souhaitez domicilier votre entreprise dans un immeuble par exemple, pensez à des aspects comme la possibilité de se stationner, l'accès en transports en commun ainsi que la présence de commerces de proximité.

Lorsque vous êtes un étudiant qui recherche un logement (location simple ou colocation) ou une personne morale qui souhaite louer un immeuble, assurez-vous que les lieux répondent à vos besoins en matière de superficie, de sécurité et d'aménagement. Enfin, une modalité du contrat de location qui ne doit pas être négligée est la révision annuelle des loyers. S'il s'agit d'un contrat de bail professionnel, vous devez choisir entre l'indice de coût à la construction (ICC) et l'indice des loyers des activités tertiaires (ILAT). Nous vous conseillons d'opter pour l'indice des loyers des activités tertiaires afin de réaliser des économies.

Répartissez correctement les charges locatives

Parmi les démarches que vous devez effectuer figure la répartition des charges locatives. SeDomicilier vous recommande de le faire dès le départ en veillant à être très précis dans la rédaction du contrat de bail. Listez les charges inhérentes au contrat de location comme les réparations, le paiement des impôts ou l'entretien du logement et accordez-vous avec le propriétaire sur une répartition que vous notifierez dans le document.

Pour parfaire votre listing, n'hésitez pas à demander un récapitulatif des charges de l'année précédente au propriétaire. Enfin, ce dernier est tenu de vous informer de tout changement lié aux charges. Cependant, vous n'avez pas l'obligation de vous en acquitter si cela n'est pas explicitement stipulé dans les clauses du bail.

Intéressez-vous au droit au renouvellement

La durée d'un contrat de bail professionnel est en général de 6 ans. Pendant cette période, le locataire est libre de mettre un terme aux obligations qui le lient au bailleur sans avoir à lui verser une indemnisation. Cependant, lorsque les six premières années sont écoulées, le propriétaire bailleur peut congédier le locataire sans avoir à se justifier ou à lui verser une indemnité compensatoire.

Tout comme le locataire, le bailleur doit tout simplement lui notifier sa décision 6 mois à l'avance en lui faisant parvenir une lettre recommandée avec accusé de réception par voie d'huissier. Si le contrat de bail professionnel ne dispose pas d'un droit au renouvellement, il est courant que cette spécificité soit utilisée pour renégocier les conditions initiales du contrat de location (augmentation des loyers, imposition de nouvelles charges ou de certains travaux). Dans ce cas, le locataire qui refuse de se soumettre doit quitter les lieux une fois le préavis expiré.

Soyez présent lors de l'état des lieux

Qu'il s'agisse du contrat de location d'une résidence principale ou d'un local commercial, l'état des lieux est une tâche à ne pas bâcler, car tout défaut non constaté à ce moment vous sera imputé. Pour un bon état des lieux, nous vous invitons à prendre en compte les éléments suivants :

• état du sol, des murs et du plafond du logement,
• relevé d'électricité, d'eau et de gaz,
• état des équipements présents dans la résidence ou le local commercial.

Veillez également à identifier les éventuels défauts du logement ou du local commercial comme une prise défaillante ou une fenêtre qui ne ferme pas. Pour avoir l'esprit tranquille, faites-vous assister par un huissier de justice.

Intéressez-vous aux obligations des différentes parties

Signer un contrat de location implique des obligations pour le propriétaire bailleur et le locataire. Ce document sert avant tout à protéger les deux parties au regard de la loi lorsque l'une d'entre elles manque à ses engagements. Parmi les obligations du propriétaire bailleur figure le fait d'assurer les réparations nécessaires au bon fonctionnement du logement ou des locaux ainsi que le respect des règles de fixation du loyer.

Quant au locataire, il a l'obligation de payer le loyer à la date prévue dans le contrat de location et d'assurer l'entretien courant du logement, du local commercial ou professionnel. Enfin, il doit respecter la durée du contrat de location et celle du préavis.

Veillez à l'enregistrement du contrat de bail

Qu'il s'agisse d'un contrat de bail d'habitation, commercial ou professionnel, il est primordial de procéder à son enregistrement. Présenté comme une obligation fiscale, l'enregistrement du contrat de bail est prévu par l'article 19, alinéa 1er, 3e, du Code des droits d'enregistrement, d'hypothèque et de greffe qui s'appliquent en région Bruxelles-Capitale ou en Région wallonne. L'obligation d'enregistrement concerne également les avenants, les sous-locations, les cessions et les renouvellements des baux commerciaux. Prendre cette mesure permet de donner une date certaine au contrat de bail. Par conséquent, personne ne pourra en contester l'existence et la date d'enregistrement.

Peu importe que vous soyez en présence d'un contrat de bail d'habitation, d'un bail commercial ou professionnel, vous pouvez être tenté de signer les documents sans lire les clauses qui y sont présentes. Toutefois, il est bon de vérifier que tout est conforme à la loi et que l'immeuble ou le logement correspond à la description qui en est faite. Pensez par ailleurs à garder une copie du contrat de location, des pièces justificatives et de tous autres documents importants, car ils peuvent vous être utiles en cas de conflit avec le propriétaire.